Wettelijke bewaarplicht: bewaart u uw e-mails?

december 7th, 2009 | Posted in Blog, Communicatie, Nieuwe Media | No Comments

Op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen hebben ondernemingen een civielrechtelijke en een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor diverse administratieve bescheiden die ertoe dienen de rechten en plichten van die ondernemingen te onderbouwen. Dat onder deze (fiscale) bewaarplicht ook zakelijke e-mails worden verstaan wordt vaak vergeten. Wat houdt deze bewaarplicht in en welke zakelijke e-mails moet u bewaren?

De wettelijke bewaarplicht houdt in dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die van belang kunnen zijn op grond van de wet in principe zeven jaar moeten worden bewaard. Dit geldt ook voor gegevens die zijn vastgelegd op diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s, usb-sticks, etc.. Dit betekent dus dat alle gegevens over de onderneming, of deze nu vastgelegd zijn op papier of in elektronische vorm vallen onder de wettelijke bewaarplicht. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan elektronische bank en giroafschriften, agenda’s (PDA’s en tegenwoordig natuurlijk ook vaak in telefoons), afsprakenboeken, correspondentie, software en databestanden.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en -bestanden omdat deze bestanden en programma’s kunnen worden gebruikt bij een controle. Het is van belang dat de (elektronische) administratie toegankelijk is en blijft. Back-ups, verouderde software en gedateerde hardware moeten dan ook vaak worden bewaard. Bij een belastingcontrole moeten de gegevens bovendien binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.

E-mails bewaren en beheren
Zoals aangegeven hebben ondernemingen een civielrechtelijke en een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor bescheiden die de rechten en plichten van die ondernemingen onderbouwen. Algemeen wordt aangenomen dat alle gevoerde correspondentie in het kader van interne en externe werkzaamheden van de desbetreffende onderneming kan dienen ter staving van deze rechten en verplichtingen. Ook e-mails kunnen hiertoe behoren. De vraag welke e-mails moeten worden bewaard hangt sterk af van de inhoud van dergelijke e-mails. In ieder geval moeten zakelijke e-mails worden bewaard wanneer een papieren document met dezelfde inhoud ook zou worden bewaard. Veranderd de software of hardware dan kan het nodig zijn de e-mail berichten te converteren teneinde, vorm, inhoud en context te behouden.
Archiveren
Bewaren van e-mails is niet voldoende. E-mail berichten moeten ook geordend worden gearchiveerd en snel en goed reproduceerbaar zijn. Invoer van e-mail in een digitaal archiefsysteem moet in ieder geval gebeuren op zodanige wijze dat vorm, inhoud en context onaangetast blijven. Dit betekent dat er geen informatie uit het bericht mag worden verwijderd of toegevoegd. Hiervoor is het verstandig het systeem te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en aanvallen van buitenaf in de vorm van hackers en virussen. Tevens moet duidelijk zijn en blijven aan welke mensen het bericht oorspronkelijk is verstuurd en moeten de bijbehorende attachments ingevoerd worden. ‘Kale’ berichten zijn niet voldoende.
Op basis van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen geldt een bewaarplicht van in beginsel zeven jaar van bescheiden die dienen ter staving van de rechten en plichten van de desbetreffende onderneming.
Deze bewaarplicht geldt ook voor zakelijke e-mails. De e-mails moeten geordend worden gearchiveerd en goed reproduceerbaar zijn. Bovendien is van belang dat de oorspronkelijkheid en de inhoud van de gegevens juist zijn en gewaarborgd zijn.

7 onmisbare applicaties

december 7th, 2009 | Posted in Blog, Nieuwe Media | No Comments

Het web wemelt van de, veelal gratis, applicaties waarmee u uw ondernemersleven een stuk aangenamer maakt. Sprout vroeg ondernemer Robert Gaal welke digitale hulpjes hij en zijn Wakoopa-collega’s het vaakst gebruiken.

Wakoopa is een sociaal netwerk waarop gebruikers elkaar op de hoogte houden van de software die zij gebruiken. Zelf maakt mede-oprichter Robert Gaal natuurlijk ook van diverse applicaties gebruik, om effectiever en goedkoper te kunnen ondernemen. Hieronder vindt u zijn favoriete online ondernemerstools.

1. Getsatisfaction
Getsatisfaction vormt een handig alternatief voor een eigen forumfunctie op uw website. Klanten kunnen via deze tool vragen, ideeën en klachten kwijt. Deze worden automatisch in door u geselecteerde categorieën geplaats. Dankzij allerlei extra gimmicks wordt de activiteit van uw gebruikers handig in kaart gebracht en wordt overlap voorkomen. Wie een beetje actieve gebruikers heeft, heeft met Getsatisfaction bovendien al snel een goed alternatief voor de ‘Veel gestelde vragen’-pagina en customer support telefoontjes worden flink gereduceerd. Gaal: “Dit werkt veel beter voor customer support dan een normaal forum.” Kosten: vanaf 19 dollar per maand.

2. CoTweet
U is al vaak aangeraden om Twitter te gebruiken als businesstool. Vooral handig is het om snel te reageren op tweets van anderen over uw bedrijf/product. Maar moet u dan iemand inhuren om de hele dag uw bedrijfsnaam in de zoekfunctie van de 140-tekens-dienst te tikken? Gelukkig niet. CoTweet volgt de termen die u uitkiest en stelt u op de hoogte van alle meldingen. U kunt daar direct, samen met uw eventuele teamgenoten, op reageren en ook verschillende mensen verantwoordelijk maken voor de vragen over bepaalde deelonderwerpen. “Het is simpelweg customer support via Twitter. Wat ik er vooral handig aan vind is dat je er met verschillende mensen mee kunt werken. Je hoeft niets dubbel te doen. Bedrijven als Ford en Apple gebruiken het al een tijdje.” CoTweet is nog in beta-fase en is als zodanig voorlopig gratis.

3. Campfire
U kunt natuurlijk windows live messenger gebruiken om met uw compagnons en personeel te chatten en informatie te delen, maar Gaal zweert bij de messengerservice van Campfire. Deze messengerservice is speciaal ontworpen voor groepsdiscussies en maakt het makkelijker om informatie te delen. Het is ook mogelijk om de applicatie in uw intranetomgeving te integreren. U kunt de service 30 dagen gratis uitproberen.

4. Pingdom
Online wordt steeds belangrijker. Het is dan ook niet handig als uw site uit de lucht is. Met Pingdom wordt u op de hoogte gehouden zodra uw website het begeeft, zodat u meteen actie kunt ondernemen. Voor grote bedrijven kost een Pingdom-abonnement 39,95 dollar, kleine bedrijven krijgen voor 9,95 dollar een voldoende pakket en in de meeste gevallen kunt u zelfs met het gratis abonnement een heel eind komen. Gaal zelf betaald geen cent voor de service.

5. Mailchimp
Een handige manier om boodschappen naar grote aantallen mensen te versturen. Mailchimp stelt u in staat om een enorme emaildressenlijst samen te stellen van bijvoorbeeld klanten die u op de hoogte wilt houden van nieuwe ontwikkelingen binnen uw bedrijf. Tot 500 ontvangers is de service gratis, daarna gaat u pas betalen. Ideaal dus voor een bescheiden nieuwsbrief.

6. Google forms
De heren van Wakoopa maken gretig gebruik van de gratis Google Apps. Google Forms, een functie binnen Docs, is Gaals huidige favoriet. Met deze applicatie kunt u binnen een handomdraai vragenformulieren maken waarmee u onderzoekjes kunt doen naar bijvoorbeeld klantervaring. Google maakt van de resultaten een overzichtelijk documentje.

7. Skype in- en out
Gaal bespaart enorm op internationale gesprekken dankzij zijn nieuwe Voip-telefoon. “Zo’n ding is niet goedkoop, maar erg handig. Ik bel nu met mijn vaste nummer via Skype In en daar bellen anderen ons ook op. Via Skype Out bel ik met mijn Voip-telefoon gratis naar vast nummers, ook in het buitenland.” Gratis bellen kan alleen naar vaste nummers en via deze omweg. Naar mobiele nummers bellen via Skype is niet goedkoper dan met een abonnement. Van Skype-account naar Skype-account bellen is gratis.

Arjan van Bijnen

Betrokkenheid verhoogt omzet aanzienlijk

december 7th, 2009 | Posted in Blog, Communicatie | No Comments

Ondernemingen met betrokken personeel en een goed werkklimaat, presteren financieel bijna vijf keer zo goed als organisaties die deze zaken niet op orde hebben.

Dit blijkt uit onderzoek onder 1 miljoen werknemers wereldwijd van onderzoeks- en adviesbureau Hay Group.

Over het algemeen vrezen bedrijven dat werknemers de moed verliezen en niet langer betrokken zijn bij de organisaties waar ze voor werken. Het onderzoek laat echter zien dat toonaangevende bedrijven in de huidige economische omstandigheden de betrokkenheid van werknemers juist weten te vergroten. De inkomstengroei van deze organisaties is 4,5 keer zo groot als die van de hekkensluiters op dit terrein.

“We zien dat goede leiders en managers ondanks kostenbesparingen toch kunnen zorgen voor betrokkenheid van hun werknemers door middel van soft dollar-investeringen”, aldus Heleen Cocu-Wassink, senior consultant leadership & talent bij Hay Group. “Het onderzoek toont aan dat bedrijven die zelfs met de huidige economische neergang open en eerlijk communiceren met werknemers, het vertrouwen in het senior management weten te bevorderen.”
Duidelijkheid en support
Om organisaties tijdens de economische neergang en daarna goed te positioneren is betrokkenheid van het personeel alleen echter niet genoeg. “Ons onderzoek maakt duidelijk dat leiders hun werknemers ook in staat moeten stellen hun extra inspanning productief te maken om de beste resultaten te behalen”, zegt Cocu-Wassink.
In een team dat werkt onder ideale omstandigheden worden werknemers en functies effectief op elkaar afgestemd, waardoor vaardigheden en competenties optimaal worden ingezet. Daarnaast moeten werknemers de voor hun werk essentiële bronnen tot hun beschikking hebben: informatie, technologie, apparatuur en financiële ondersteuning. Ze kunnen ze zich concentreren op hun belangrijkste verantwoordelijkheden zonder dat ze tijd hoeven te verspillen aan het ontwijken van obstakels, zoals procedurele belemmeringen en niet-essentiële taken.
Drie gouden munten
Uit het in stand houden of zelfs vergroten van de medewerkertevredenheid en het werkklimaat optimaal houden, slaan werkgevers snel munt. Cocu-Wassink: “Om precies te zijn, slaan werkgevers drie gouden munten uit deze HR-strategie. Ons onderzoek toont aan dat deze strategie zijn vruchten afwerpt als het gaat om financiële prestatie, klanttevredenheid en behoud van werknemers.”
1. Financiële prestatie
Bedrijven die de betrokkenheid bij hun werknemers bevorderen en het werkklimaat weten te verbeteren, presteren zowel op het gebied van inkomstengroei als winstgevendheid beter. Organisaties die voor betrokkenheid in het hoogste kwartiel zitten, tekenen voor een inkomstengroei die 2,5 keer zo hoog is als die van organisaties in het laagste kwartiel.

Bedrijven die voor zowel betrokkenheid als werkomstandigheden in het hoogste kwartiel zitten, realiseren zelfs een inkomstengroei die 4,5 keer hoger is. Bovendien scoren bedrijven die in het hoogste kwartiel zitten voor zowel betrokkenheid als werkomstandigheden 40 tot 60 procent hoger dan het gemiddelde op het gebied van vijfjarig rendement op activa, rendement op investering en rendement op vermogen.
2. Klanttevredenheid
Bedrijven met een hoge graad van betrokkenheid hebben klanttevredenheidsscores die 22 procent hoger zijn dan die van bedrijven met weinig betrokken personeel. Tegelijkertijd laten bedrijven die zich toeleggen op zowel betrokkenheid als werkklimaat een totale toename van klanttevredenheid zien van 54 procent.
3. Vasthouden van werknemers
Het personeelsverloop van bedrijven met een hoge graad van betrokkenheid is 40% lager dan dat van bedrijven met weinig betrokkenheid. Bij bedrijven die zich toeleggen op zowel betrokkenheid als werkomstandigheden, wordt vrijwillig personeelsverloop zelfs met 54% teruggebracht.

Door Mariska Habets

Building Passion

december 7th, 2009 | Posted in Blog, Communicatie | No Comments

Building Passion heeft als doel vrouwen die actief zijn binnen de diverse disciplines van de bebouwde omgeving zichtbaar te maken. Met als doel vrouwen te interesseren voor dit fascinerende vakgebied. Laura Stevens is de drijvende kracht achter Building Passion. Moefs verzorgde het ontwerp voor de website en het boek.