Op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen hebben ondernemingen een civielrechtelijke en een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor diverse administratieve bescheiden die ertoe dienen de rechten en plichten van die ondernemingen te onderbouwen. Dat onder deze (fiscale) bewaarplicht ook zakelijke e-mails worden verstaan wordt vaak vergeten. Wat houdt deze bewaarplicht in en welke zakelijke e-mails moet u bewaren?

De wettelijke bewaarplicht houdt in dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die van belang kunnen zijn op grond van de wet in principe zeven jaar moeten worden bewaard. Dit geldt ook voor gegevens die zijn vastgelegd op diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s, usb-sticks, etc.. Dit betekent dus dat alle gegevens over de onderneming, of deze nu vastgelegd zijn op papier of in elektronische vorm vallen onder de wettelijke bewaarplicht. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan elektronische bank en giroafschriften, agenda’s (PDA’s en tegenwoordig natuurlijk ook vaak in telefoons), afsprakenboeken, correspondentie, software en databestanden.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en -bestanden omdat deze bestanden en programma’s kunnen worden gebruikt bij een controle. Het is van belang dat de (elektronische) administratie toegankelijk is en blijft. Back-ups, verouderde software en gedateerde hardware moeten dan ook vaak worden bewaard. Bij een belastingcontrole moeten de gegevens bovendien binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.

E-mails bewaren en beheren
Zoals aangegeven hebben ondernemingen een civielrechtelijke en een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor bescheiden die de rechten en plichten van die ondernemingen onderbouwen. Algemeen wordt aangenomen dat alle gevoerde correspondentie in het kader van interne en externe werkzaamheden van de desbetreffende onderneming kan dienen ter staving van deze rechten en verplichtingen. Ook e-mails kunnen hiertoe behoren. De vraag welke e-mails moeten worden bewaard hangt sterk af van de inhoud van dergelijke e-mails. In ieder geval moeten zakelijke e-mails worden bewaard wanneer een papieren document met dezelfde inhoud ook zou worden bewaard. Veranderd de software of hardware dan kan het nodig zijn de e-mail berichten te converteren teneinde, vorm, inhoud en context te behouden.
Archiveren
Bewaren van e-mails is niet voldoende. E-mail berichten moeten ook geordend worden gearchiveerd en snel en goed reproduceerbaar zijn. Invoer van e-mail in een digitaal archiefsysteem moet in ieder geval gebeuren op zodanige wijze dat vorm, inhoud en context onaangetast blijven. Dit betekent dat er geen informatie uit het bericht mag worden verwijderd of toegevoegd. Hiervoor is het verstandig het systeem te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en aanvallen van buitenaf in de vorm van hackers en virussen. Tevens moet duidelijk zijn en blijven aan welke mensen het bericht oorspronkelijk is verstuurd en moeten de bijbehorende attachments ingevoerd worden. ‘Kale’ berichten zijn niet voldoende.
Op basis van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen geldt een bewaarplicht van in beginsel zeven jaar van bescheiden die dienen ter staving van de rechten en plichten van de desbetreffende onderneming.
Deze bewaarplicht geldt ook voor zakelijke e-mails. De e-mails moeten geordend worden gearchiveerd en goed reproduceerbaar zijn. Bovendien is van belang dat de oorspronkelijkheid en de inhoud van de gegevens juist zijn en gewaarborgd zijn.